Γενικά στοιχεία

Διαχείριση ΠΠΚ-Θεσσαλίας:

Συντονιστής Εταίρος, Υπεύθυνος Έργου (ΕΥ) και Υπεύθυνος Ενέργειας (ΥΕΝ), Ομάδα Εργασίας (ΟΕ), Μονάδα Διαχείρισης (ΜΔ), Συμβούλιο Διοίκησης (ΣΔ) και Γενική Συνέλευση (ΓΣ)

Για την  διαχείριση του έργου συστήνονται όργανα διοίκησης τα οποία είναι :

Α. Συμβούλιο Διοίκησης    (ΣΔ)

Β. Ο Συντονιστής Εταίρος  (ΣΕτ)

Γ. Η Μονάδα Διαχείρισης  (ΜΔ)

Δ. Η Γενική Συνέλευση       (ΓΣ)

Α. Συμβούλιο Διοίκησης (ΣΔ)

Συστήνεται Συμβούλιο Διοίκησης του οποίου ο ρόλος είναι να παρακολουθεί την εξέλιξη του έργου (παρατηρώντας την πρόοδο υλοποίησης των παραδοτέων με βάση τα χρονοδιαγράμματα εργασίας) και να παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες προς την Μονάδα  Διαχείρισης.

Τα μέλη του ΠΠΚ εξουσιοδοτούν τον Συντονιστή Εταίρο να ορίσει τα μέλη του ΣΔ (καθώς και τους αναπληρωτές τους) μετά από σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Καθοδήγησης.

Το Συμβούλιο Διοίκησης (ΣΔ) είναι εννεαμελές (κατά την ιδιότητά τους προσδιοριζόμενα με ισάριθμα αναπληρωματικά μέλη) και  προτείνεται να αποτελείται (μετά από έγκριση της Επιτροπής Καθοδήγησης της ΓΓΕΤ) από:

Ø  Τον επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου (ΕΥ), εκπρόσωπο του Τεχνολογικού Πάρκου Θεσσαλίας με αναπληρωτή εκπρόσωπο του Κ.Ε.ΤΕ.Α.Θ.

Ø  Τον εκπρόσωπο της Περιφέρειας Θεσσαλίας με τον αναπληρωτή του

Ø  Τον εκπρόσωπο του Π.Θ.  με τον αναπληρωτή του

Ø  Τον εκπρόσωπο του Κ.Ε.ΤΕ.Α.Θ. με τον αναπληρωτή του

Ø  Τον εκπρόσωπο του Συνδέσμου Θεσσαλικών Βιομηχανιών – ΣΘΕΒ με αναπληρωτή από το ΚΕΤΑ Θεσσαλίας

Ø  Τρεις (3) εκπρόσωποι συμμετεχόντων επιχειρήσεων με τους αναπληρωτές τους

Ø  Τον εκπρόσωπο των ΕΑΣ Θεσσαλίας με τον αναπληρωτή του

Ο ρόλος του Συμβουλίου Διοίκησης είναι επιτελικός και αρμοδιότητες του είναι:

§  η παρακολούθηση της εξέλιξης όλου του έργου, 

§  η έγκριση των εκθέσεων προόδου και των παραδοτέων που αποστέλλονται προς τη ΓΓΕΤ,

§  η επίλυση τυχόν διαφωνιών μεταξύ των μελών του ΠΠΚ,

§  η εισήγηση προς τη ΓΓΕΤ για την αποχώρηση/ αποβολή και  αντικατάσταση/ υποκατάσταση  μελών του ΠΠΚ,

Επιπλέον το ΣΔ ορίζει τα φυσικά πρόσωπα που θα αποτελέσουν τον Συντονιστή Έργου (ΣΕ)  και  τον Οικονομικό Διαχειριστή (ΟΔ) του Έργου και είναι  αρμόδιο για κάθε ζήτημα που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες της Μονάδας Διαχείρισης.

Η λειτουργία του ΣΔ  θα αναφέρεται λεπτομερώς στο ιδιωτικό συμφωνητικό και στον κανονισμό εσωτερικής λειτουργίας κάθε ΠΠΚ.

Το ΣΔ μπορεί με απόφασή του να συγκροτήσει επιτροπές και ομάδες εργασίας, τόσο εκ των μελών του ΠΠΚ όσο και από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες, με σκοπό την επιστημονική υποστήριξη, ανάπτυξη και υποβοήθηση των δράσεων της «Ενώσεως», την παροχή κάθε είδους συμβουλών στους μετέχοντες φορείς, την παρακολούθηση του οικονομικού αντικειμένου του έργου, καθώς και την εν γένει εύρυθμη λειτουργία του έργου. Το έργο αυτών των Επιτροπών καθώς των ομάδων εργασίας  είναι συμβουλευτικό για το ΣΔ .

Το Συμβούλιο Διοίκησης βρίσκεται σε συνεχή επαφή με τον Υπεύθυνο του Έργου ενώ η  Μονάδα Διαχείρισης  επιβλέπει τις εκτελούμενες ενέργειες.

Οι αρμοδιότητές του ΣΔ και οι όροι λειτουργίας του αναφέρονται επίσης στο άρθρο 5 παρ 2.1 του ιδιωτικού συμφωνητικού. Το ιδιωτικό συμφωνητικό που προσαρτάται στην παρούσα απόφαση και ακολούθως ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας που θα συνταχθεί (θα προταθεί από το ΣΔ και θα εγκριθεί από την αρμόδια διεύθυνση της ΓΓΕΤ) αποτελούν ισόκυρα με τον παρόν κείμενα.

Β. Ο Συντονιστής Εταίρος (ΣΕτ)

Συντονιστής Εταίρος (Σ.Ετ.) είναι το Τεχνολογικό Πάρκο Θεσσαλίας (ΤΕΠΑΘ), ο οποίος :

§  Ορίζει τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης (καθώς και τους αναπληρωτές τους)  μετά από σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Καθοδήγησης της ΓΓΕΤ

§  Ορίζει ως Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου (ΕΥ) τον καθηγητή κ. Ιάκωβο Βασάλο, Πρόεδρο του ΔΣ ΤΕΠΑΘ.

§  Προετοιμάζει και υποβάλει την πρόταση υλοποίησης του έργου προς τη ΓΓΕΤ

§  Παρακολουθεί και ενημερώνεται για το έργο της Μονάδας Διαχείρισης

§  Ενημερώνει τα μέλη του ΠΠΚ ως προς τα αναγκαία έγγραφα και οδηγίες της ΓΓΕΤ και των αρμοδίων οργάνων τόσο εθνικών όσο και της Ευρωπαϊκής Ένωσης

§  Έχει την αρμοδιότητα της οικονομικής διαχείρισης και γενική εποπτεία  της παρακολούθησης της προόδου τόσο του συνόλου του έργου όσο και των επιμέρους δραστηριοτήτων και ενεργειών βάσει των αναφερομένων στον οδηγό εφαρμογής της δράσης και τον κανονισμό εσωτερικής λειτουργίας του ΠΠΚ

§  Τηρεί όλα τα απαραίτητα διαχειριστικά και χρηματοοικονομικά στοιχεία του Έργου του ΠΠΚ σύμφωνα με τα αναφερόμενα στην παράγραφο  15.1 του εγκεκριμένου από τη ΓΓΕΤ Οδηγού Εφαρμογής της Δράσης.

§  Υποβάλλει στη ΓΓΕΤ τα απαραίτητα δικαιολογητικά και παραστατικά για την καταβολή των δόσεων χρηματοδότησης

§  Εισπράττει την επιχορήγηση του έργου για λογαριασμό των μελών των ΠΠΚ και την καταθέτει σε ειδικό έντοκο λογαριασμό που θα εξυπηρετεί μόνον τις ανάγκες του έργου.

§  Μεταβιβάζει την επιχορήγηση στα μέλη του ΠΠΚ βάσει της Απόφασης Χρηματοδότησης και των παραρτημάτων της καθώς και των εκθέσεων πιστοποίησης

Γ. Η Μονάδα Διαχείρισης (ΜΔ)

αποτελείται 

α) από τον Συντονιστή του Έργου (ΣΕ)κ. Θωμά Θωμαΐδη Γ. Δ/ντή ΤΕΠΑΘ,

β) τον Οικονομικό Διαχειριστή(ΟΔ) του Έργου και

γ) τονΥπεύθυνο των Οριζόντιων Δραστηριοτήτων   (ΥΟΔ) καθ. Π.Θ. κ. Γεώργιο Πετράκο.

Ο ΣΕ και ο ΟΔ ορίζονται από το Συμβούλιο Διοίκησης. Ο ΥΟΔ ορίζεται και προέρχεται από τον συντονιστή φορέα των οριζοντίων δραστηριοτήτων που είναι το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας.

Είναι δυνατή η ανάθεση στο ίδιο φυσικό πρόσωπο περισσότερων της μίας ιδιότητας -  αρμοδιότητας.

Για την υλοποίηση του Έργου της η ΜΔ έχει τη δυνατότητα να συνεπικουρείται στο έργο της από βοηθητικό ή τεχνικό ή και διοικητικό προσωπικό.

Καθήκον της είναι η καθημερινή εποπτεία της υλοποίησης και η εκτέλεση του έργου καθώς και η επικοινωνία με τις αρμόδιες Διευθύνσεις της ΓΓΕΤ και τα  μέλη του ΠΠΚ.

Η Μ.Δ. διευθύνεται από τον Συντονιστή του Έργου Δρ. Θωμά Θωμαΐδη, ο οποίος και προΐσταται των συναντήσεων της μονάδας διαχείρισης.

Στην αρμοδιότητα της ανήκει η τεχνική εποπτεία και παρακολούθηση του συνόλου του έργου και των επιμέρους ενεργειών και δραστηριοτήτων, η προετοιμασία των τεχνικών και οικονομικών παραρτημάτων και εκθέσεων προόδου του έργου, η εισήγηση στο ΣΔ, και μετά από σχετικές τροποποιήσεις έως και την έγκριση από το ΣΔ,  η αποστολή τους στην ΓΓΕΤ.

Επίσης είναι υποχρεωμένη να ομαδοποιεί και να επεξεργάζεται κατά ενέργεια, μέσο εφαρμογής και στο σύνολο του έργου,  έγγραφα κοινού ή συναφούς με την συγκεκριμένη ενέργεια ή μέσο εφαρμογής, περιεχομένου  και στην συνέχεια να  διαβιβάζει τα αιτήματα προς την ΓΓΕΤ, με συνημμένους τους τυχόν τροποποιημένους εκάστοτε πίνακες του τεχνικού παραρτήματος.

Επισημαίνεται ότι η επικοινωνία /αλληλογραφία με τη ΓΓΕΤ για θέματα όλων των ενεργειών και δραστηριοτήτων του ΠΠΚ θα γίνεται υποχρεωτικά, από τους ανά ενέργεια και δραστηριότητα υπευθύνους, μέσω της Μονάδας Διαχείρισης. Σε περίπτωση αποστολής αλληλογραφίας προς την ΓΓΕΤ , χωρίς να υφίσταται και κοινοποίηση προς την ΜΔ  δεν θα λαμβάνονται υπόψη τα αποστελλόμενα έγγραφα. Συνεργάζεται επίσης με τον εξωτερικό αξιολογητή και τον διευκολύνει στο έργο της αξιολόγησης.

Η ΜΔ θα αναφέρεται στον Συντονιστή Εταίρο και το ΣΔ.

Στην υλοποίηση του έργου θα συμμετέχουν ακόμη οι :

§  Υπεύθυνοι Ενεργειών (ΥΕΝ) (*)

§  Ομάδα Εργασίας (ΟΕ) κάθε Ενέργειας

§  Ομάδα Έργου κάθε Ενέργειας

(*) Η Ομάδα Υπευθύνων Ενεργειών αποτελείται από όλους τους Υπεύθυνους των Ενεργειών

Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (ΕΥ)   προέρχεται από το μόνιμο προσωπικό του Συντονιστή Εταίρου είναι μέλος του ΣΔ του ΠΠΚ και λόγω της ιδιότητας του Επιστημονικού Υπευθύνου  συνεργάζεται με τη Μονάδα Διαχείρισης. Έχει τη γενική εποπτεία άλλα και επιστημονική αρμοδιότητα υλοποίησης του  έργου, σύμφωνα με τους «κανόνες της επιστήμης και της τέχνης»,  έτσι ώστε να πιστοποιείται η τήρηση του σχεδιασμού , ο έλεγχος της φυσικής (και συνακόλουθα της οικονομικής) προόδου του έργου  και η παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων του. Σε περιπτώσεις που εντοπίζονται προβλήματα υποδεικνύει λύσεις σε συνεργασία με τη ΜΔ στο ΣΔ με διορθωτικό στόχο.

Ο Συντονιστής Έργου (ΣΕ) συμμετέχει στη Μονάδα Διαχείρισης του ΠΠΚ έχοντας τις ακόλουθες αρμοδιότητες: 

§  Συντονισμό των ενεργειών για την ομαλή υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου και την ολοκλήρωση και έλεγχο ποιότητας των παραδοτέων του συγκεκριμένου ΠΠΚ σύμφωνα με την απόφαση χρηματοδότησης

§  Συνεργασία με τους Υπεύθυνους ενεργειών

§  Επικοινωνία με την ΓΓΕΤ για τα θέματα σχετικά με το φυσικό αντικείμενο και την υλοποίηση των παραδοτέων καθώς και για θέματα διαχειριστικής φύσεως που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου  και με αποφάσεις του ΣΔ

§  Συμπλήρωση των εκθέσεων προόδου του έργου

§  Ενημέρωση του ΣΔ σχετικά με την πλημμελή  υλοποίηση του τμήματος έργου από μέλος του ΠΠΚ και τις επιπτώσεις που επιφέρει στην πορεία  του έργου

§  Εκτέλεση όλων των αποφάσεων του ΣΔ και διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών λαμβάνοντας όλα τα απαραίτητα μέτρα και διενεργώντας όλες τις απαραίτητες σχετικές ενέργειες

Ο Οικονομικός Διαχειριστής του Έργου (ΟΔ) συμμετέχει στη Μονάδα Διαχείρισης του ΠΠΚ έχοντας τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

§  Επικοινωνία με την ΓΓΕΤ για τα θέματα σχετικά με την οικονομική - διαχειριστική παρακολούθηση του έργου

§  Συγκέντρωση των παραστατικών δαπανών από όλα τα μέλη του ΠΠΚ και προέλεγχος της πληρότητας, ορθότητας, νομιμότητας και επιλεξιμότητάς τους

§  Σύνταξη των εκθέσεων προόδου οικονομικού αντικειμένου του έργου σε ειδικά έντυπα βάσει των υποχρεώσεων που απορρέουν από την Απόφαση Χρηματοδότησης, τον Οδηγό Εφαρμογής του προγράμματος, το ιδιωτικό συμφωνητικό συνεργασίας και τον κανονισμό εσωτερικής λειτουργίας κάθε ΠΠΚ

§  Εκτέλεση όλων των αποφάσεων του ΣΔ και διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών λαμβάνοντας όλα τα απαραίτητα μέτρα και διενεργώντας όλες τις απαραίτητες σχετικές ενέργειες

Ο Υπεύθυνος των Οριζόντιων Δραστηριοτήτων (ΥΟΔ) ορίζεται και προέρχεται από τον συντονιστή φορέα των οριζόντιων δραστηριοτήτων (Π.Θ.) και συμμετέχει στην Μονάδα Διαχείρισης έχοντας τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

§  Εποπτεία της υλοποίησης των οριζοντίων δραστηριοτήτων

§  Συντονισμό των οριζοντίων δραστηριοτήτων και σύνδεση τους με τις υπόλοιπες ενέργειες και δραστηριότητες του πόλου

§  Σχεδιασμό και ετήσιες τροποποιήσεις- επικαιροποιήσεις του αναπτυξιακού σχεδίου του ΠΠΚ

§  Εκτέλεση όλων των αποφάσεων του ΣΔ σχετικά με τις οριζόντιες δραστηριότητες του ΠΠΚ και διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών, λαμβάνοντας όλα τα απαραίτητα μέτρα και διενεργώντας όλες τις απαραίτητες σχετικές ενέργειες

Για κάθε ενέργεια που περιλαμβάνεται στον ΠΠΚ ορίζεται ένας Υπεύθυνος Ενέργειας (ΥΕΝ), ο οποίος ανήκει σε έναν από τους φορείς που συμμετέχουν στην συγκεκριμένη ενέργεια (συντονιστής φορέας ενέργειας) και ο οποίος θα συνεργάζεται με τη Μονάδα Διαχείρισης του ΠΠΚ.

Κάθε φορέας ορίζει μεμονωμένα τον δικό του υπεύθυνο στην αντίστοιχη ενέργεια, ο οποίος ενημερώνει πλήρως τον Υπεύθυνο της αντίστοιχης ενέργειας  για τις δραστηριότητές του και είναι αρμόδιος για τη διαχείριση του κονδυλίου που αναλογεί στον φορέα του με βάση όσα προδιαγράφονται στην Απόφαση Χρηματοδότησης του έργου και το θεσμικό πλαίσιο του φορέα. 

Για κάθε επί μέρους ενέργεια συγκροτείται Ομάδα Εργασίας (ΟΕ), η οποία αποτελείται από τον Υπεύθυνο της εν λόγω ενέργειας και τον  εκπρόσωπο κάθε  φορέα που συμμετέχει στην συγκεκριμένη ενέργεια.

Κάθε συμμετέχοντας φορέας στον ΠΠΚ ευθύνεται διαιρετά και μέχρι τα όρια των αναλαμβανομένων βάσει της Απόφασης Χρηματοδότησης υποχρεώσεων.

Εξωτερικός Αξιολογητής

Από το ΣΔ του ΠΠΚ  και με την σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Καθοδήγησης θα ορισθεί εξωτερικός αξιολογητής, ο οποίος θα παρακολουθεί την πορεία υλοποίησης της δράσης (on going αξιολόγηση των δραστηριοτήτων, των αποτελεσμάτων του Πόλου) μέσω μεθοδολογίας και δεικτών που θα έχουν προσδιορισθεί εκ των προτέρων.

Η αξιολόγηση περιλαμβάνει 2 εκθέσεις αξιολόγησης :

1.      Προσδιορισμός μεθοδολογίας υλοποίησης της αξιολόγησης

2.      Αξιολόγηση αναπτυξιακού σχεδίου, αξιολόγηση πορείας φυσικού οικονομικού αντικειμένου έργου, αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων- ενεργειών για την επίτευξη των στόχων του πόλου

Ειδικότερα η Αξιολόγηση θα περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα:

§  Αξιολόγηση του Προγραμματικού Σχεδιασμού του ΠΠΚ :

-  Αξιολόγηση της στοχοθεσίας και των μέσων εφαρμογής του Αναπτυξιακού Σχεδίου

- Αξιολόγηση της συμβατότητας των στόχων του ΠΠΚ  και του Αναπτυξιακού Σχεδίου του με τους    

    γενικούς και ειδικούς στόχους του Μέτρου 4.6. του Ε.Π. Ανταγωνιστικότητα

- Αξιολόγηση του σχεδιασμού του ΠΠΚ, ως προς το θεσμικό πλαίσιο οργάνωσης και λειτουργίας

   του, τη σύνθεσή του, την ικανότητα και καταλληλότητα των συμμετεχόντων φορέων στην

    επίτευξη των στόχων που έχει θέσει σε σχέση με τους διατιθέμενους πόρους και τις υλοποιηθείσες

            επιλογές.

- Αναφορά σε αντικειμενικά προβλήματα και δυσκολίες σε επίπεδο υλοποίησης.

§  Αξιολόγηση της πορείας υλοποίησης των ενεργειών και οριζοντίων δραστηριοτήτων  του ΠΠΚ και της διαχείρισης αυτού

- Ποσοτικός προσδιορισμός και επικαιροποίηση των στόχων – πραγματοποιήσεις (εκροές), αποτελέσματα και αρχικές επιπτώσεις σύμφωνα με τους δείκτες που έχουν οριστεί στο Τεχνικό Παράρτημα, τους αναλυτικούς δείκτες του Innovation Scoreboard και δείκτες που σχετίζονται με τους ειδικούς στόχους κάθε ΠΠΚ όπως θα  καθοριστούν στο πλαίσιο της Α’ έκθεσης («Προσδιορισμός μεθοδολογίας υλοποίησης της αξιολόγησης»)

- Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των διατιθέμενων πόρων, σε σχέση με τις εκροές και τα αποτελέσματα του έργου.

- Αξιολόγηση των εσωτερικών μηχανισμών παρακολούθησης, διαχείρισης και ελέγχου των ενεργειών του πόλου

- Αξιολόγηση της εξέλιξης του έργου από την έναρξη του με έμφαση στα δυνατά και αδύνατα σημεία του, τόσο σε διαχειριστικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο παραγωγής προϊόντων και αποτελεσμάτων. Αναφορά στη κατανομή βάρους ανά συμμετέχοντα φορέα (όσον αφορά στον προϋπολογισμό που διατίθεται ανά φορέα και τον αριθμό των ενεργειών-δραστηριοτήτων που αναλαμβάνουν να υλοποιήσουν και τη βαρύτητα που έχουν αυτά στο σύνολο του Έργου)  και αξιολόγησή της.

- Καθορισμός κρίσιμων παραγόντων και προτάσεις για την επιτυχή υλοποίηση  του Αναπτυξιακού Σχεδίου

§  Εκτίμηση επίπτωσης από την υλοποίηση των επιμέρους ενεργειών και εν γένει του  έργου στους εμπλεκόμενους φορείς και επωφελούμενους καθώς και τις επιπτώσεις στο ευρύτερο κοινωνικοοικονομικό περιβάλλον τόσο της περιφέρειας όσο της χώρας.

Όλα τα προηγούμενα αποτελούν παραδοτέα του έργου και, εφόσον εγκριθούν από το ΣΔ του ΠΠΚ, υποβάλλονται μαζί με τα υπόλοιπα παραδοτέα του έργου, μέσω της Μονάδας Διαχείρισης, στην αρμόδια διεύθυνση της ΓΓΕΤ.

Ο εξωτερικός αξιολογητής, θα προέρχεται κατά προτίμηση από το εξωτερικό. Σε καμία περίπτωση  ο εξωτερικός αξιολογητής δεν θα προέρχεται ή θα έχει συμμετάσχει  στο παρελθόν σε έργα  της Περιφέρειας Θεσσαλίας.

Δ. Η Γενική Συνέλευση (ΓΣ)

Στη ΓΣ συμμετέχουν όλα τα μέλη της Ένωσης είτε μέσω του νόμιμου εκπροσώπου είτε μέσω άλλου προσώπου ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένου. Η ΓΣ συγκαλείται υποχρεωτικά μια φορά τον χρόνο και είναι αρμόδια για την έγκριση των οικονομικών στοιχείων του Έργου που υποβάλλονται προς έγκριση σε αυτήν από το ΣΔ,  καθώς και για τη λύση, διάλυση και εκκαθάριση της Ένωσης.

Η ΓΣ είναι ομοίως αρμόδια να αποφανθεί, εφόσον προς τούτο θα συγκληθεί εκτάκτως  με απόφαση του ΣΔ, περί της απομακρύνσεως του Συντονιστή του Έργου ή άλλου μέλους της ΜΔ, στην περίπτωση κατά την οποία κατά τη διάρκεια της διενέργειας των καθηκόντων του/τους διαπιστωθεί υπαίτιος-οι πράξεως λόγω δόλου, ελαφράς ή βαρείας αμέλειας, η οποία έχει ως αρνητική ή και επιζήμια επίπτωση στη λειτουργία του ΠΠΚ.

Το Οργανόγραμμα διαχείρισης του ΠΠΚ-Θεσσαλίας αποτυπώνεται στη συνέχεια.